Aufgrund der von COVID-19 erzwungenen Kontaktsperre wird das Homeoffice nun auch für die breite Masse gesellschaftsfähig. Was für viele größere Unternehmen bereits State of the Art ist, stellt viele kleine und mittelständische Unternehmen vor neue technische und organisatorische Herausforderungen. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist eine breit aufgestellte IT Abteilung inkl. Infrastruktur schlichtweg nicht darstellbar. So ist die IT Abteilung entweder eingekauft, eine One-Man/Woman-Show oder ein/e MitarbeiterIn übt diese Tätigkteit zusätzlich zu der eigentlichen Tätigkeit aus.
Doch wie kann das Homeoffice für kleine und mittelständische Unternehmen möglichst effizient gestaltet werden? Was ist dabei zu beachten? Und welche Tools eignen sich hierfür?
Durch meine Tätigkeit im digitalen Sektor hatte ich glücklicherweise regelmäßig die Möglichkeit, von zu Hause aus arbeiten zu können. Gerne möchte ich meine Erfahrungen mit Euch teilen.
Homeoffice: Basics
Ein kurzer Austausch zum aktuellen Projektstatus der nicht warten kann, wenn man sich zwischen zwei Meetings im Flur begegnet. Das persönliche „Du, ich bräuchte von Dir bitte dringend …“ am Schreibtisch des/r KollegenIn. Das Alles entfällt im Homeoffice. Der Wegfall dieser Angewohnheiten mag sich für Manche eher als Beeinträchtigung bei der Bearbeitung von Aufgaben anfühlen. Wir verlieren dadurch ja Geschwindigkeit in der Durchführung unserer Vorhaben. Doch ist das wirklich so? Ich sage: Nein!
Meines Erachtens gewinnen durch das angeordnete Homeoffice nahezu vergessene Arbeitsweisen wieder mehr an Bedeutung. Für mich sind das Teilbereiche im Projektmanagement und Requirements Engineering wie:
- Struktur
- Transparenz
- Kommunikation
Ohne angemessene Struktur, Transparenz und Kommunikation können auch Vorhaben unter normalen Bedingungen nur erschwert umgesetzt werden. Somit ist es sinnvoll, beim Arbeiten aus dem Homeoffice noch mehr Fokus auf diese Arbeitsweisen zu legen.
Homeoffice: Tools
Tools unterstützen die Zusammenarbeit von verschiedenen Personen in Struktur, Transparenz und Kommunkation. Aus meiner Erfahrung heraus ist weniger manchmal sogar mehr und somit sind vier Tools ausreichend, um für eine effiziente Zusammenarbeit im Homeoffice für kleine und mittelständische Unternehmen zu sorgen und Themen zielgerichtet voranzutreiben.
Als Erstes wird eine zentrale Dokumentenablage benötigt, auf welche sämtliche Teammitglieder Zugriff haben. Das kann z. B. ein Ordner auf Dropbox sein.
Als Zweites wird ein Konferenztool benötigt, um Besprechungen online durchführen und seinen Bildschirm mit den Teammitgliedern teilen zu können. Hier bietet sich z. B. Zoom an.
Als Drittes wird ein Tool zur Vorgangsverfolgung benötigt, damit Aufgaben transparent dargestellt werden können und das Team diese Tätigkeiten strukturiert bearbeiten kann (z. B. Trello).
Als Viertes wird ein Tool benötigt, welches uns einen groben Prozessrahmen vorgibt (z. B. Scrum).
Beispiel
Um das Homeoffice für kleine und mittelständische Unternehmen möglichst produktiv zu gestalten, legen wir zuerst für jede Aufgabe in Trello ein separates Ticket an. Mit diesem Vorgehen erhalten wir eine grobe Übersicht der zu erledigenden Aufgaben.
Sobald uns die Übersicht der zu erledigenden Aufgaben als Vollständig erscheint, laden wir das Team zu einer Online Besprechung in Zoom ein (z. B. über den durch das Emailprogramm zur Verfügung gestellten Kalender). In der Online Besprechung stellen wir dem Team dann die zuvor in Trello erstellte Übersicht der zu erledigenden Aufgaben vor. Relevante Dokumente können wir auf Dropbox hochladen und in Trello verlinken. Ergebnis dieser Online Besprechung ist ein mit allen Beteiligten definiertes und verstandenes Wochenziel: Welche Aufgaben werden durch welches Teammitglied in der kommenden Woche erledigt?
Danach erfolgt die Umsetzungsphase. D. h. jedes Teammitglied bearbeitet eigenständig die ihm zugewiesenen Tickets. Um eine regelmäßige Kommunikation sicherszustellen, laden wir innerhalb der Umsetzungsphase zu einer kurzen, täglichen Abstimmung ein. Dies erfolgt ebenfalls via Zoom. Das Abstimmungsmeeting soll dabei idealerweise auf 15 Minuten begrenzt sein. Mittelpunkt dieser Besprechung sind die in Trello definierten Aufgaben zur Erreichung des Wochenziels. Zudem sollen folgende Fragen durch jedes Teammitglied beantwortet werden:
- Was habe ich seit dem letzten Abstimmungsmeeting getan?
- Was werde ich bis zum nächsten Abstimmungsmeeting tun?
- Welche Dinge behindern mich aktuell bei der Bearbeitung meiner Aufgaben?
Am Ende der Arbeitswoche wird eine weitere Online Besprechung via Zoom durchgeführt. Basierend auf Trello werden die erledigten Aufgaben besprochen. Mittelpunkt dieser Online Besprechung ist die Beantwortung folgender Fragen durch das Team:
- Welche Aufgaben konnten beendet werden?
- Welche Aufgaben konnten nicht beendet werden?
- Weshalb konnten Aufgaben nicht beendet werden?
- Was können wir kommende Woche besser machen?
Schlussfolgerung
Aus meiner Sicht führt dieser Ansatz gerade im Homeoffice zu mehr Struktur, Transparenz und Kommunikation. Wir schaffen eine strukturierte Übersicht, welches Teammitglied welche Aufgaben bearbeitet. Wir animieren durch regelmäßige Abstimmungen die Kommunikation im Team und reduzieren so Missverständnisse. Zudem werden wir bei Hindernissen in der Bearbeitung rechtzeitig informiert und können zeitnahe entgegenwirken.
Bezugnehmend auf kleine und mittelständische Unternehmen liegen die Vorteile in der kostengünstigen und vor allem einfachen Umsetzung.
Quellenangabe:
http://scrum-master.ch/agile/index.php/menu-main-agile/menu-main-agile-scrum, abgerufen am 03.04.2020