Privat wird ein Hobby verfolgt und auch hier werden für gewöhnlich Projekte durchgeführt zur Erreichung von persönlichen und / oder gemeinschaftlichen Zielen. Im Arbeitsalltag wissen wir, mit welchen Tools und Methoden Vorhaben erfolgreich durchgeführt und Ziele erreicht werden können. Im privaten Bereich wird dieses Wissen leider zu oft vergessen oder es wird bewusst darauf verzichtet (Es ist ja schließlich nur ein Hobby). Ich machte diese Erfahrung bei einem meiner größten Hobbies – meiner Band – und startete einen Eigenversuch: Online-Aufgabenverwaltung in meiner Cover Band.
Vorgeschichte
Musik zählt zu einen meiner liebsten Hobbies. Angefangen mit musikalischer Früherziehung in der Musikschule Penzberg – gefolgt von Sopranblockflöte, Altblockflöte, Klarinette, Alt Saxophon und letzten Endes E-Bass und Gitarre. Seit meinem 16. Lebensjahr konzentriere ich mich allerdings auf das Singen in Bands.
Zu meiner aktuellen Band Strike 2.0 habe ich Ende 2014 gefunden und wir sind ein wild zusammengewürfelter Haufen. Ein Maschinenbaukonstrukteur, ein Sofwareentwickler, ein Physiotherapeut und ein Projektmanager müssen unter einen Hut gebracht werden. Im Business würde man wohl eher sagen, dass es sich um ein äußerst „heterogenes Team“ handelt. Ein heterogenes Team, dass ich nicht mehr missen möchte.
Online-Aufgabenverwaltung in meiner Cover Band: Herausforderung
Wie unschwer zu erkennen ist sind wir alle berufstätig und 3/4 der Band haben Familie. Bisher schafften wir es, uns über zwei WhatsApp Gruppen irgendwie zu organisieren. Eine WhatsApp Gruppe für Allgemeine Themen, eine Andere für Organisatorisches.
Aus irgendwelchen Gründen erzielten die WhatsApp Gruppen in den letzten Monaten allerdings nicht mehr die gewünschten Erfolge. Gerade, wenn aus diversen Gründen persönliche Treffen bzw. Bandproben nur noch in unregelmäßigen Abständen möglich sind aber wir dennoch gemeinsam Ziele verfolgen möchten, fehlt der regelmäßige, persönliche Austausch. Gemeinsam definierte Ziele, Aufgaben oder Abstimmungen sind in WhatsApp Gruppen aufgrund der fehlenden Struktur schlichtweg sehr schwer zu definieren und nachzuverfolgen.
Normalerweise haben wir zwischen zwei bis fünf private Gigs pro Jahr. Angesichts der aktuellen Lage werden wir dieses Jahr leider gar keinen Gig spielen können. Das hat zur Folge, dass unsere musikalische Motivation momentan Optimierungspotenzial aufweist. Nachdem wieder eine Probe ausgefallen war kam Uns die Idee für ein kleines Projekt: Strike 2.0 – Live aus dem Proberaum. Wenn wir dieses Jahr schon nicht vor Publikum auftreten können, veranstalten wir unser eigenes virtuelles Konzert in Form einer Bandprobe und übertragen das im World Wide Web.
Ich war Feuer und Flamme und dachte mir: „Cool – endlich mal wieder ein Ziel, auf das wir gemeinsam hinarbeiten können!“. Doch war mir auch bewusst, dass dieses Vorhaben mit den zwei WhatsApp Gruppen, unserem unregelmäßigen persönlichen Austausch und der fehlenden Struktur in WhatsApp nur schwer, sehr schwer umzusetzen sein würde.
Online-Aufgabenverwaltung in meiner Cover Band: Lösung
Ich überlegte nach Möglichkeiten, wie wir uns wirksamer und zielorientierter strukturieren können. Da ich gerade mein Smartphone in der Hand hielt und mir Trello als Online-Aufgabenverwaltung in den Sinn kam, entdeckte ich im Google Play Store die kostenlose, gleichnamige App. Volltreffer!
Nach erfolgreichem Download der Trello-App erstellte ich für alle Aufgaben die mir in den Sinn kamen eine separate Karte nach dem KISS-Prinzip und überlegte mir dazu passende Labels. Getreu dem Motto: Keep it simple, stupid!
Unser Strike 2.0 Board zur Online-Aufgabenverwaltung besteht lediglich aus drei Spalten:
- To Do: Welche Aufgaben möchten wir demnächst angehen?
- In Bearbeitung: An welchen Aufgaben arbeiten wir bereits?
- Fertig: Welche Aufgaben haben wir abgeschlossen?
Den Inhalt der Karten habe ich ebenfalls nach dem KISS-Prinzip gepflegt. Für die Karte „Termin für Liveübertragung“ habe ich vorerst lediglich folgenden Inhalt befüllt:
- Beschreibung: Als Strike 2.0 möchten wir eine Liveübertragung aus dem Proberaum durchführen da wir dieses Jahr wohl keine Auftritte haben werden und damit wir wieder mehr motiviert sind.
- Checkliste:
- 1) Zusammen auf einen Termin einigen.
- 2) Subtasks bearbeiten (Mobile Internetverbindung, Mikrofon, etc.) und wer sich darum kümmert.
- 3) Probelauf planen und durchführen.
Die Strike 2.0 Labels unserer Online-Aufgabenverwaltung enthalten für den Anfang vier für uns relevante Kategorien:
- Auftritt: Geplante Live Auftritte.
- Soziale Interaktion: Feiern, Biergartenbesuche, Bandausflug, Weihnachtsfeier etc.
- Setlist: Songs, welche wir einstudieren und proben möchten.
- Live aus dem Proberaum: Tätigkeiten die notwendig sind, damit wir unser Projekt „Live aus dem Proberaum“ umsetzen können.
Nächste Schritte
Wir haben uns alle darauf committed, die Trello App ab sofort als Planungsunterstützung zu verwenden und das Vorgehen auszuprobieren. Das ist schon einmal der erste große Schritt, um demnächst erste Erfolge zu erzielen.
In der kommenden Bandprobe werden wir gemeinsam Regeln und Rollen definieren und abstimmen, wie wir mit Trello arbeiten möchten. Da manche Bandmitglieder bisher noch nie mit Trello gearbeiten haben möchte ich ebenso grundlegende Anwenderfragen klären und dadurch noch mehr Akzeptanz schaffen.
Mein Ziel ist es, in zukünftigen Bandproben oder „Sozialen Interaktionen“ dann die im Board definierten Aufgaben als Diskussionsgrundlage zu nutzen und so zu einem regelmäßigen Austausch und zu einer regelmäßigen Interaktion motivieren.
In diesem Sinne: Stay tuned!